התקשורת הטלפונית בין עסקים לגורמי חוץ שונים, מציבה בפניהם אתגר ניהולי לא קטן. יש צורך לשם כך בתשתיות טלפוניה, בצוות מתאים שיענה לשיחות ויוציא שיחות ועוד. לא מעט משאבים דרושים לשם כך. האם יש דרך לייעל זאת? מסתבר שיש.
מוקד טלפוני בענן – הצורך העסקי
השילוב של שיחות יוצאות רבות, לצד שיחות נכנסות רבות, מהווה כאמור אתגר משמעותי, שחשוב לפתור היטב. לא מדובר רק באתגר טכני, אלא קודם כל בנושא עסקי בעל חשיבות גדולה. חלק מהמתקשרים לעסקים, הם באופן שגרתי מי שמתעניינים בשירותי או מוצרי העסק. אלה לקוחות פוטנציאליים, שחוויית ההתקשרות לעסק עשויה לשכנע לכאן או לכאן. להפוך אותם ללקוחות בפועל או "להבריח" אותם. אחרים ולא מעטים, מתקשרים בכדי לקבל תמיכה טכנית לגבי מוצר שהם כבר רכשו או שירות שעליו הם מנויים. כאן, אופן המענה עשוי להשפיע על "שימור לקוחות". מוקד טלפוני יעיל, ייתן לתסריטים אלה ונוספים מענה מעולה. ניתן לצרוך תשתית עבור מוקד טלפוני באמצעות שרות ענן, שאז שירות כזה יוכל לתרום לפעילות העסק אפילו יותר. זאת, תודות ליתרונות המיוחדים של שירותי הענן. העיקרון הבסיסי הוא, שפעילות מיוחדת כזו, מקבל את המענה הטוב ביותר באמצעות מערכת שנוצרה במיוחד עבורה. המוקדנים שעונים לשיחות, מוטב שיהיו מקצוענים בכך. באופן דומה, גם מערכת המחשוב שבה הם משתמשים, מוטב שתהיה מערכת ייעודית ולא אלתור כלשהו. במידה מסוימת, זה כמו בניהול קשרי לקוחות – ההבדל בין אוסף גיליונות אלקטרוניים וקבצי מעבד תמלילים בכדי לעשות זאת, לבין שימוש במערכת ייעודית מסוג CRM.
מה זה נותן?
מוקד טלפוני בענן, מרכז את הפעילות של הוצאת או הכנסת שיחות ומספק מגוון כלים מתקדמים שתומכים בכך. ניתן לחבר מערכות כאלה למגוון מערכות מחשוב עסקיות אחרות. דוגמה בולטת במיוחד לכך היא מערכת ניהול קשרי לקוחות (CRM). אל המוקד עצמו, ניתן לחבר שלוחות סלולאריות, טלפוני IP ועוד. כך שיש כאן גמישות טכנית רבה, שמאפשרת התאמה לצרכי כל עסק. האימפקט הכללי של יישום מערכת כזו בעסק, הוא של ייעול ושיפור של תהליכים עסקיים שונים. בייעול הזה אגב, תומכת בין השאר יכולת המערכת לאסוף ולהציג נתונים שונים על פעילותה. הטלפוניה בעסק היא מעין צוואר בקבוק, אשר דרכו עוברת פעילות עסקית חשובה ביותר (כפי שהזכרנו קודם). הנתונים שנאספים כל כך, עשויים לסייע להנהלה להבין את המתרחש, לקבל החלטות טובות יותר תודות לכך ולשפר את המצב.
למי ומתי זה מתאים?
שירות מוקד טלפוני בענן מתאים לעסקים ומצבים רבים מאוד ובעיקר לעסקים גדולים (אך לא רק). ספציפית, רואים זאת מיושם בעיקר כאשר מקימים מוקדים מסוג מוקד תמיכה טכנית, מוקד טלמרקטינג, טלמיטינג, קביעת פגישות, קבלת הודעות ועוד.
מה היתרון בשירות ענן?
שירותי ענן מאפשרים לספק מערכת מתוחכמת כזו, באופן קל מאוד לשימוש, גמיש ולא יקר. במקום לרכוש תוכנה וחומרה לשימוש פנימי בעסק ולתחזק אותן לבד, כאן מדובר על שרות אליו ניגשים מרחוק דרך האינטרנט. כתוצאה מכך, העלות מתבטאת בתשלום חודשי בסכומים נמוכים יחסית.
כיצד בוחרים ספק?
חשוב ביותר, לבחור ספק איכותי לנושא זה. לשם כך, מומלץ לבחור בספק אשר מתמחה כמה שיותר בנושא המדובר. כלומר, מתמחה בתקשורת, ספציפית במערכות לעסקים ובמיוחד במרכזיות ומוקדים טלפוניים בענן. בחירה בספק איכותי כזה, תבטיח שהמערכות תהיינה איכותיות, שהן יתפקדו היטב ושאם יהיה סיבוך או כל תקלה שהיא, תקבלו לכך מענה מקצועי וזריז.
לסיכום
שירות של מוקד טלפוני מקצועי בענן, עשוי להזניק את העסק שלכם קדימה מבחינות רבות. כדאי לשקול להשתמש בכך.
