מזכירות מהווה חלק חיוני מעסקים, מאז ומתמיד. מדובר בפעילות עסקית בסיסית, אשר נוטלת חלק בתהליכי עבודה רבים למדי בעסק הממוצע. אלא שמזכירות לא חייבת להיות בפורמט הישן והמוכר של עמדת מזכירות פיזית בתוך העסק. שירותי מזכירות במיקור חוץ מאפשרים לגשת לצורך חיוני זה מכיוון שונה לגמרי, אשר מציע תועלות אטרקטיביות מאוד.
מהם שירותי מזכירות במיקור חוץ?
מיקור חוץ הוא כידוע, השיטה של העברת חלק מפעילותכם לטיפול גורם חיצוני. ישנם לא מעט סוגי שירותים כאלה שמהם עסקים יכולים לבחור וכאמור, הדבר זמין גם כפתרון לנושא המזכירות. במקום עמדת מזכירות פנימית בעסק, כאן מדובר על שכירת שירות חיצוני אשר יבצע את הדברים עבורכם מרחוק. כך תקבלו מענה מהיר ויסודי ללקוחות מתקשרים, להוצאת שיחות שגרתיות ולמשימות נוספות, אשר המזכירות מטפלת בהן באופן רגיל. למעשה, במבט כללי, שירותי המזכירות עשויים להתבטא בפעילויות רבות מאוד. אלה כמה דוגמאות: תקשורת עם ספקים ולקוחות, כולל מענה טלפוני ושליחת הודעות. טיפול במשימות שוטפות, כגון הוצאת חשבוניות או תיאום פגישות. טלמיטינג (תיאום פגישות). תמלול והקלדה. ניהול יומן. הרשימה ארוכה.
היתרונות הרבים שמקבלים תודות לכך
למודל עבודה כזה יש יתרונות רבים, כולל:
- חסכון כספי – תודות למעבר למודל של שכירת שרות במקום העסקת עובדים. כמו כן, נחסך הצורך בעמדת מזכירות, אשר מצוידת במחשב, טלפון, שולחן וכיסא ועוד.
- חסכון בכוח אדם – צמצום היקף כוח האדם בעסק. כך מעסיקים בעיקר עובדים אשר מתמקדים בתחומי הליבה של העסק.
- פינוי משאבים – משאבים שנחסכים בצורה כזו, ניתן להפנות לכיוונים אחרים שחשובים לעסק. מדובר על משאבי כסף, זמן וכוח אדם. זהו כמובן לא דבר של מה בכך, מאחר שלעסק הממוצע לרוב אין יותר מדי עודפי משאבים.
- פישוט כללי – שכירת שירותי מזכירות במיקור חוץ, מקדמת אפקט כללי של פישוט התהליכים בעסק.
- גמישות – יכולת קלה ומשתלמת, להרחיב או לצמצם את היקף עבודת המזכירות שדרוש. ייתכן למשל מצב, שבו אתם זקוקים באופן זמני להרבה יותר כוח עבודה. למשל סביב תקופה עמוסה במיוחד בענף שלכם. במצב כזה, העסקת עובדים זמניים עשויה להיות עניין מסורבל למדי. בשירות מיקור חוץ לעומת זאת, קל מאוד לבקש ולקבל הרחבה או צמצום של היקף השירות.
- מקצועיות וסדר – שירותי מזכירות איכותיים במיקור חוץ, יטפלו בעניינים באופן מקצועי. זה אומר בין השאר, “לעשות סדר" בדברים ולהבטיח, שהכול מתנהל באופן היעיל ביותר.
קל למימוש
סביר שהבנתם עד כאן שמדובר בשירות שימושי ביותר. אך העברת פעילות מרכזית כזו לגורם חיצוני, עשויה להישמע מרתיעה מעט. חשוב להבין שכיום קל לממש זאת היטב. יכולות התקשורת, הן טלפונית והן ממוחשבת, הן ברמה כזו שהדבר בהחלט מתאפשר. האינטראקציה מול השירות שלכם ושל כל גורם אחר כגון לקוחות, תהיה טבעית ויעילה. גם העובדה שהמזכירות נמצאת בפועל מחוץ למשרדי העסק, תהיה "שקופה" לגמרי. כמו כן, ניתן להשתמש למטרה זו במספר טלפון ייעודי שיוקצה לעסק.
ניתן להרחבה
שירותי מזכירות במיקור חוץ הם חלק משירותי משרד במיקור חוץ, אשר עשויים לכלול סיוע בפעילויות רחבות יותר. למשל משימות בסיסיות של הנהלת חשבונות, גביית תשלום מלקוחות, ניהול תיקי עובדים ואף התנהלות שגרתית מול ספקים ולקוחות. שירותי משרד כאלה, כוללים לעתים גם סיוע במשימות שיווק, כגון משלוח ניוזלטרים שיווקיים, טלמרקטינג וטיפול בלידים.
לסיכום
עסקים עשויים למצוא תועלת רבה, בהסתייעות בשירותי מזכירות במיקור חוץ. לכל הפחות, כדאי ומומלץ להם להכיר אפשרות זו ולשקול שימוש בכך.
